Näin omaverotäsmäytys- ja selvityspyyntöautomaatio poisti Tilitoimisto Pesosessa merkittävästi manuaalisia työtunteja sekä teki myös kirjanpitäjän työstä miellyttävämmän.
Tekoäly oli kiinnostanut toimistoa, mutta sen hyödyntämiseen ei ollut omaa osaamista.
”Meillä itsellä ei ole ollut AI-hyödyntämisosaamista itsellämme, asia on kuitenkin kiinnostanut”, kertoo Ismo Jukola, tilitoimiston toimitusjohtaja.
Pesosella jokaisella asiakasyhtiöllä on oma vastuutiimi, ja jokainen tiimi on vastuussa tarkastamaan asiakkaan verotilin tilanne kuukausittain manuaalisesti Omavero palvelussa.
Sama tarkistus joka kuukausi, jokaiselle yhtiölle erikseen
Tilitoimiston on tiedettävä joka kuukausi, minkä asiakasyhtiön verotilillä on tapahtunut jotain, mihin pitää reagoida. Onko saldo muuttunut? Onko tullut veronlisäyksiä tai viivästyskorkoja?
Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokaisen yhtiön kuukauden tapahtumaote ja kuukausiyhteenveto käydään läpi yksi kerrallaan. Yksittäisen yhtiön kohdalla työ ei kuulosta suurelta. Se kuitenkin toistuu jokaiselle yhtiölle joka kuukausi, ja useimmiten se on hyvin samanlaista.
Jos muutos jää huomaamatta, se tulee vastaan myöhemmin. Viivästyskorot ehtivät kasvaa, ja asiaa joudutaan selvittämään jälkikäteen.
Automaatio käy kaikki yhtiöt läpi kuun toisena arkipäivänä
Nyt täsmäytys käynnistyy itse kuukauden toisena arkipäivänä, eikä kenenkään tarvitse muistaa sitä. Automaatio hakee jokaiselle asiakasyhtiölle edellisen kuukauden kirjeet ja päätökset suoraan Verohallinnon rajapinnasta Suomi.fi-valtuuksilla. Niistä se lukee yhtiön OmaVero-saldon ja kuukauden tapahtumat.
Tulokset kootaan sähköpostiin, jonka jokainen vastuuhenkilö saa omista yhtiöistään. Viestissä yhtiöt on jaettu kahteen ryhmään. Jos saldo muuttui kuukauden aikana, yhtiö on kohdassa reagoitavaa, ja sen tapahtumat ja summat näkyvät suoraan viestissä. Jos saldo pysyi ennallaan, yhtiö on kohdassa ei reagoitavaa.
Viivästyskoroille ja veronlisäyksille viestissä on valmis tiliehdotus kirjanpitoa varten. Tietoja ei tarvitse kaivaa eri paikoista, vaan vastuuhenkilö näkee yhdellä silmäyksellä, missä yhtiössä pitää toimia.
Ei uutta järjestelmää opeteltavaksi
Automaatiota ohjataan tavallisella Google Sheets -taulukolla. Siitä automaatio lukee, mitkä yhtiöt ovat mukana ja kuka saa raportin. Kun asiakasyhtiö tulee tai lähtee, muutos on yksi rivi taulukossa eikä vaadi koodimuutosta.
Raportti tulee suoraan sähköpostiin, joten uutta ohjelmaa tai käyttöliittymää ei tarvinnut opetella. Jokainen ajo kirjataan lisäksi valvontaan. Jos jokin vaihe epäonnistuu, siitä lähtee heti ilmoitus, eikä virhe jää huomaamatta.
Käyttöönotto on tehty pienissä osissa.
”On menty eteenpäin askel kerralla, jolloin saatu itsellekin ymmärrystä AI-automaation toiminnasta”, Jukola sanoo.
Seuraava askel samalle pohjalle
Kun täsmäytys toimi, samalle pohjalle rakennettiin seuraava automaatio. Se käy joka maanantai läpi Verohallinnon uudet selvityspyynnöt, kehotukset ja kuulemiset. Tekoäly tiivistää jokaisen pyynnön, ja vastuukirjanpitäjä saa koosteen, jossa alkuperäinen kirje on liitteenä. Jos uusia pyyntöjä ei ole, viestiä ei tule.
Periaate on sama kuin ensimmäisessä vaiheessa: automaatio hoitaa toistuvan osan, ja ihminen päättää, mitä asialle tehdään.
”Aika Innovations on vienyt ammattimaisesti AI-automaatio-hankettamme eteenpäin”, Jukola tiivistää.
