Viisi kysymystä tietoturvasta ja ylläpidosta, jotka säästävät myöhemmiltä yllätyksiltä.
Kun tekoälyautomaatiota hankitaan ensimmäistä kertaa, keskustelu menee helposti siihen, mitä automaatio osaa tehdä. Se on tärkeää, mutta yhtä tärkeää on, mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen.
Taloushallinnossa automaatio käsittelee yleensä luottamuksellisia tietoja, kuten laskuja, palkkoja ja verotietoja. Lisäksi se toimii osana järjestelmiä, jotka muuttuvat ajan myötä. Siksi nämä viisi kysymystä kannattaa käydä läpi ennen kuin sopimus allekirjoitetaan.
1. Missä tietomme käsitellään ja säilytetään?
Kysy, millä palvelimilla automaatio pyörii ja missä maassa tiedot säilytetään. Henkilötietoja käsiteltäessä käsittelyn on oltava GDPR:n mukaista, ja tiedot kannattaa pitää EU:n sisällä.
Pyydä myös kirjallisesti, mitä tietoja automaatio käsittelee ja miten. Hyvä toimittaja pystyy kuvaamaan tämän selkeästi ennen kuin automaatio otetaan käyttöön. Jos jo ensimmäisessä palaverissa käydään läpi teidän prosessejanne, salassapitosopimuksen voi allekirjoittaa ennen sitä.
Meillä automaatiot pyörivät Googlen palvelimilla Suomessa ja tiedot säilytetään salattuina. Asiakas saa myös datankäsittelyraportin, jossa kerrotaan, mitä tietoja automaatio käsittelee ja miten.
2. Käytetäänkö tietojamme tekoälymallin kouluttamiseen?
Moni automaatio käyttää kielimallia, jonka tarjoaa toinen yritys. Silloin kannattaa selvittää, mikä malli on käytössä, kuka sen tarjoaa ja mitä teidän tiedoille tapahtuu, kun ne lähetetään mallille.
Kysy suoraan, voidaanko tietojanne käyttää mallin kouluttamiseen ja säilytetäänkö niitä mallin tarjoajan puolella. Vastauksen pitäisi olla selkeä, ja sen pitäisi löytyä myös sopimuksesta.
3. Kuka huomaa, jos automaatio lakkaa toimimasta?
Automaatio ei ole valmis, kun se otetaan käyttöön. Ohjelmistot päivittyvät ja rajapinnat muuttuvat, jolloin jokin ajo epäonnistuu jossain vaiheessa.
Tärkeintä on, että virhe ei jää huomaamatta. Kysy, valvotaanko jokaista ajoa, kuka saa ilmoituksen virheestä ja kuinka nopeasti vika korjataan. Jos vastaus on, että asiakas huomaa sen itse, riski jää teille.
Esimerkiksi Pesosen tilitoimiston automaatioissa jokainen ajo kirjataan valvontaan. Jos jokin vaihe epäonnistuu, siitä lähtee heti ilmoitus, ja me korjaamme vian.
4. Mitä ylläpito maksaa ja mitä siihen kuuluu?
Hinta koostuu yleensä kertaluonteisesta rakennusmaksusta sekä kuukausittaisesta ylläpitomaksusta. Pelkkä rakennusmaksu ei kerro kokonaiskustannusta, joten pyydä molemmat kirjallisena.
Kysy myös, mitä ylläpitoon sisältyy. Kuuluvatko virheiden korjaukset hintaan, ja paljonko pienet muutokset maksavat? Pesosella uuden asiakasyhtiön lisääminen on yksi rivi Google Sheets -taulukossa, eikä se vaadi koodimuutosta.
Pyydä lopuksi laskelma takaisinmaksuajasta. Jos toimittaja ei pysty arvioimaan, paljonko automaatio säästää, on vaikea tietää, kannattaako se.
5. Mitä tapahtuu, jos yhteistyö päättyy?
Tätä kysytään harvoin, mutta se kannattaa sopia etukäteen. Kysy, kenelle automaatio ja sen dokumentaatio kuuluvat, ja miten tiedot poistetaan tai palautetaan teille, jos sopimus päättyy.
Selkeä vastaus kertoo myös siitä, miten toimittaja suhtautuu yhteistyöhön. Kun asiat on sovittu etukäteen, niitä ei tarvitse selvittää jälkikäteen.
Voit käydä nämä kysymykset läpi myös meidän kanssa. Ilmaisessa AI roadmapissa selvitämme, mitkä prosessit teillä kannattaa automatisoida, ja voimme allekirjoittaa salassapitosopimuksen jo ennen haastattelua. Lisätietoa tietojen käsittelystä löytyy tietosuojaselosteesta.
