Näin laskut kulkevat sähköpostista kirjanpitoon niin, että ihminen tarkistaa vain poikkeukset.
Ostolaskujen käsittely on monessa yrityksessä edelleen käsityötä. Lasku tulee sähköpostiin PDF-liitteenä, joku tallentaa sen, syöttää tiedot kirjanpito-ohjelmaan, valitsee tilin ja lähettää laskun hyväksyttäväksi. Jos hyväksyjä ei ehdi, laskusta muistutetaan erikseen.
Yksittäinen lasku vie vain muutaman minuutin. Kun laskuja tulee satoja kuukaudessa, minuutit kasautuvat tunneiksi. Lisäksi käsin syötetyissä tiedoissa syntyy helpoimmin virheitä.
Alla käyn läpi, miten ostolaskut kulkevat sähköpostista kirjanpitoon automaation avulla niin, että ihmisen ei tarvitse käydä jokaista laskua läpi.
Laskut kerätään yhteen paikkaan
Ensimmäinen vaihe on saada kaikki laskut samaan jonoon. Automaatio lukee laskuille varatun sähköpostilaatikon ja poimii liitteet. Jos osa laskuista tulee verkkolaskuina, ne voidaan ohjata samaan jonoon.
Tekoäly lukee laskulta toimittajan, Y-tunnuksen, summan, arvonlisäveron, eräpäivän sekä viitenumeron. Koska tekoäly ymmärtää laskun sisällön eikä vain sen ulkoasua, jokaiselle toimittajalle ei tarvitse tehdä omaa pohjaa.
Tekoäly ehdottaa tiliöinnin aiempien kirjausten perusteella
Seuraavaksi laskulle tarvitaan tiliöinti. Automaatio katsoo, miten saman toimittajan laskut on kirjattu aiemmin, ja ehdottaa samaa tiliä, kustannuspaikkaa ja ALV-koodia.
Jokaisessa ehdotuksessa on mukana perustelu, joten kirjanpitäjä näkee, miksi tili valittiin. Yrityksen omat kirjaussäännöt voi myös opettaa tekoälylle. Esimerkiksi tietyn toimittajan laskut voidaan aina kirjata tietylle kustannuspaikalle.
Säännöt tarkentuvat sitä mukaa, kun kirjanpitäjä hyväksyy tai korjaa ehdotuksia.
Ihminen tarkistaa vain poikkeukset
Alussa kaikki ehdotukset käydään läpi. Kun ehdotukset osuvat kohdalleen, tarkistusta voidaan keventää, ja huomio siirtyy poikkeuksiin.
Poikkeuksia ovat esimerkiksi:
- uusi toimittaja, jolta ei ole aiempia kirjauksia
- summa, joka poikkeaa selvästi toimittajan aiemmista laskuista
- vaihtunut tilinumero
- sama lasku kahteen kertaan
- ALV-käsittely, joka ei vastaa aiempia laskuja
Tilinumeron vaihtuminen kannattaa tarkistaa aina, sillä se on yleinen merkki laskuhuijauksesta. Automaatio tarkistaa sen jokaiselta laskulta, myös kiireisinä päivinä kuun vaihteessa.
Hyväksyntä ja kirjaus nykyisissä järjestelmissä
Kun lasku on tarkistettu, se lähtee hyväksyjälle samaan järjestelmään, jota käytätte jo nyt. Jos hyväksyntä viipyy, automaatio muistuttaa hyväksyjää. Hyväksytty lasku kirjataan kirjanpitoon.
Uutta ohjelmistoa ei tarvitse ottaa käyttöön. Jos kirjanpito-ohjelmassa on rajapinta, automaatio käyttää sitä. Jos rajapintaa ei ole, ohjelmistorobotti tekee kirjauksen samalla tavalla kuin ihminen tekisi sen ruudulla.
Paljonko aikaa säästyy?
Säästön voi arvioida itse muutamalla luvulla. Laske, montako ostolaskua teille tulee kuukaudessa ja paljonko yhteen laskuun kuluu aikaa vastaanotosta kirjaukseen.
Esimerkiksi 400 laskua kuukaudessa ja viisi minuuttia laskua kohden tarkoittaa yli 33 tuntia kuukaudessa. Kun ihminen tarkistaa vain poikkeukset, suurin osa tästä ajasta vapautuu muuhun työhön.
Ostolaskujen käsittely on usein hyvä ensimmäinen automaatio, sillä se toistuu joka kuukausi samalla tavalla. Lue lisää siitä, mitä talousfunktioissa voi automatisoida ja miten tiliöintiautomaatio toimii tilitoimistoissa. Jos haluat selvittää mitä teillä kannattaa automatisoida ensin, niin varaa ilmainen AI roadmap.
