Kolme kysymystä, joilla löydät rutiinin, joka kannattaa automatisoida ensimmäisenä.
Tekoäly kiinnostaa monia talousjohtajia, mutta harva on varma, mistä kannattaa aloittaa.
Usein lähtökohtana on työkalu. Hankitaan ChatGPT-lisenssit tai otetaan käyttöön kirjanpito-ohjelman uusi tekoälyominaisuus, ja odotetaan, että aikaa alkaa säästyä. Työkalu ei kuitenkaan kerro, mihin sitä kannattaa käyttää.
Parempi lähtökohta on työ itse. Kun tiedät, mihin tiimin aika kuluu, valinta on yleensä helppo. Alla on kolme kysymystä, joilla löydät ensimmäisen rutiinin, jonka tekoäly voi hoitaa.
1. Mihin tiimin aika oikeasti kuluu?
Jos aikaa ei mitata, kaikki tuntuu kiireelliseltä. Silloin automaatio tehdään helposti siihen työhön, joka ärsyttää eniten, eikä siihen, joka vie eniten tunteja.
Listaa talousfunktion toistuvat työt ja arvioi jokaiselle tunnit kuukaudessa. Karkea arvio riittää. Listalle päätyvät yleensä ainakin kuukausisulku, ostolaskujen käsittely, täsmäytykset, johdon raportointi sekä arvonlisäveroilmoitukset.
Usein yksi tai kaksi työvaihetta vie selvästi muita enemmän aikaa. Ne ovat ensimmäiset ehdokkaat automaatiolle.
2. Toistuuko työ samalla tavalla joka kerta?
Tekoälyautomaatio sopii parhaiten työhön, joka toistuu viikoittain tai kuukausittain ja etenee joka kerta samoilla säännöillä. Hyvä merkki on, jos työn voi selittää uudelle työntekijälle muutamalla ohjeella.
Esimerkiksi Pesosen tilitoimistossa jokaisen asiakasyhtiön verotili tarkistettiin kuukausittain käsin OmaVerosta. Yksittäisen yhtiön kohdalla työ ei ollut suuri, mutta se toistui jokaiselle yhtiölle joka kuukausi lähes samanlaisena. Nyt automaatio tekee tarkistuksen, ja vastuuhenkilö näkee vain yhtiöt, joissa pitää reagoida. Lue koko asiakastarina.
Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse automatisoida kokonaan. Jos työssä on harkintaa vaativa vaihe, automaatio voi valmistella aineiston ja ihminen tekee päätöksen. Esimerkiksi kirjausehdotukset ja poikkeamien tunnistuksen voi antaa tekoälylle, mutta hyväksyntä jää asiantuntijalle.
3. Paljonko automaatio säästäisi ja mitä se maksaisi?
Kun ehdokas on löytynyt, laske sen arvo auki. Kuukauden työtunnit kerrottuna tunnin kustannuksella antavat nykyisen kustannuksen. Siitä vähennetään automaation jälkeen jäävä työ sekä ylläpidon kuukausihinta.
Esimerkkilaskelma voi näyttää tältä:
- Kustannus nyt: 725 € / kk
- Ajansäästö: 90 %
- Säästö: 653 € / kk
- Ylläpito: 20 € / kk
- Lisäarvo: noin 633 € / kk
Laskelmasta näkee myös, kuinka nopeasti automaation rakennusmaksu maksaa itsensä takaisin. Jos takaisinmaksuaika venyy pitkäksi, kannattaa valita toinen prosessi.
Aloita yhdestä prosessista
Kun kysymykset on käyty läpi, valitse yksi prosessi, joka vie paljon aikaa ja toistuu samalla tavalla. Monessa yrityksessä se on ostolaskujen käsittely tai kuukausisulun täsmäytykset.
Isoa järjestelmähanketta ei tarvita. Automaatio voidaan rakentaa niiden ohjelmistojen päälle, joita käytätte jo nyt, myös vanhojen järjestelmien, joissa ei ole rajapintaa.
Kun ensimmäinen automaatio toimii, seuraava on helpompi rakentaa samalle pohjalle. Pesosella edettiin juuri näin. Ensin rakennettiin OmaVero-täsmäytys ja sen jälkeen samalle pohjalle Verohallinnon selvityspyyntöjen kooste.
”On menty eteenpäin askel kerralla, jolloin saatu itsellekin ymmärrystä AI-automaation toiminnasta”, kertoo tilitoimiston toimitusjohtaja Ismo Jukola.
Jos haluat selvittää mitä juuri teidän talousfunktiossa kannattaa automatisoida ensin, niin käymme sen läpi ilmaisessa AI roadmapissa. Tunnin haastattelun jälkeen näet, mitkä prosessit kannattaa automatisoida ja paljonko tekoäly tuo teille lisäarvoa. Voit myös katsoa, mitä talousfunktioissa voi automatisoida.
